Gráfico de colunas: vendas por semana do mês

Reunião de começo de abril na Papelaria Ponto Azul. O dono tem cinco minutos e quer saber uma coisa: como foi março? Se você mostrar a lista de quatrocentas vendas, ele se perde. Se mostrar a tabela das semanas, ele precisa ler e comparar número por número. Um bom gráfico responde na hora, sem ninguém precisar fazer conta. Nesta aula você cria um gráfico de colunas e, mais importante, aprende a deixá-lo claro.

Tabelas e gráficos têm funções diferentes. A tabela é ótima quando alguém precisa do número exato, para consultar. O gráfico serve para enxergar uma comparação ou uma tendência em poucos segundos: qual semana foi melhor, se as vendas subiram ou caíram. Comece sempre pela pergunta que o gráfico precisa responder.

Esta é a tabela das quatro semanas cheias de março, os mesmos números que você viu na primeira aula do curso. A meta da loja é de três mil reais por semana. Para criar o gráfico, selecione a tabela inteira, de A1 até B5, incluindo os títulos. Os títulos viram os nomes no gráfico.

Com a tabela selecionada, vá na guia Inserir. No grupo Gráficos, clique no ícone de colunas, um desenho de barrinhas verticais. Escolha Colunas Agrupadas, a primeira opção da linha de colunas em duas dimensões. Fuja das versões em três dimensões, já explico por quê. O gráfico aparece no meio da planilha, por cima das células. Clique na borda dele e arraste para o lado da tabela. Para mudar o tamanho, puxe as bolinhas dos cantos.

Este é o tipo de gráfico que aparece em muita apresentação: o título genérico, Título do Gráfico, linhas de grade em todo o fundo, uma legenda que repete o óbvio e colunas com efeito de profundidade. Responda rápido: quanto vendeu a semana dois? A semana bateu a meta? Não dá para saber. O gráfico mostra que existem quatro colunas, mas não conta a história.

Quatro ajustes resolvem. Primeiro: o título diz a conclusão. Em vez de Vendas por semana, escreva Março: três de quatro semanas acima da meta. Quem lê só o título já entendeu. Segundo: coloque o valor em cima de cada coluna, os rótulos de dados, e tire as linhas de grade. Ninguém precisa adivinhar o número pela altura. Terceiro: uma cor só para todas as colunas, e uma cor diferente só para o que merece atenção, como a semana que ficou abaixo da meta. Quarto: se o gráfico tem uma série só, a legenda não acrescenta nada. Pode tirar.

No Excel, clique no título do gráfico, selecione o texto e escreva a conclusão. Com o gráfico selecionado, aparece um botão com o sinal de mais ao lado dele, chamado Elementos do Gráfico. Clique nele e marque Rótulos de Dados. No mesmo menu, desmarque Linhas de Grade e Legenda. Para pintar só uma coluna: clique uma vez em qualquer coluna, o que seleciona todas, e clique de novo, devagar, na coluna da semana dois, o que seleciona só ela. Depois clique com o botão direito, escolha Preenchimento e uma cor de destaque.

E o resultado. O título já dá a resposta. Os valores estão em cima de cada coluna: três mil, duzentos e cinquenta, dois mil, setecentos e oitenta, três mil, quatrocentos e dez e três mil, cento e vinte. A semana dois aparece em outra cor, porque foi a única abaixo da meta. E a linha tracejada mostra a meta de três mil. Para chegar nela no Excel, o caminho mais simples é acrescentar uma coluna Meta na tabela, com três mil em todas as semanas, e mudar essa série para o tipo linha. Mas, mesmo sem a linha, o título e a cor de destaque já contam a história.

Uma vantagem que pouca gente aproveita: o gráfico está ligado à tabela. Se alguém corrigir a venda da semana quatro, a coluna muda de altura e o rótulo muda de valor, sozinhos. Por isso, monte o gráfico uma vez, deixe a tabela ao lado e, no mês seguinte, só atualize os números. Lembre apenas de revisar o título, que é texto fixo.

Para fechar, um guia rápido. Colunas, para comparar poucas categorias, como semanas, vendedores ou lojas. Linhas, para mostrar evolução ao longo de muitos períodos, como os doze meses do ano. Pizza, só para mostrar partes de um todo, e com poucas fatias. Com mais de cinco, ninguém consegue comparar. E efeitos de três dimensões e sombras: evite. A perspectiva faz colunas iguais parecerem diferentes e dificulta a leitura.

Recapitulando. Selecione a tabela com os títulos e use Inserir, Gráfico de Colunas. Depois, os quatro ajustes: título com a conclusão, rótulos de dados, uma cor com destaque e nada de legenda desnecessária. E o gráfico acompanha a tabela automaticamente. Agora faça o gráfico das quatro semanas de março e aplique os quatro ajustes. Depois mostre para alguém sem explicar nada e pergunte o que a pessoa entendeu. Se ela disser que a semana dois ficou abaixo da meta, o gráfico funcionou. Na próxima aula: imprimir e gerar PDF sem cortar colunas.